Extrait Kbis : gratuit pour les dirigeants

Quel entrepreneur n'a jamais dû fournir pour ses démarches administratives un extrait Kbis de son entreprise pour justifier de son inscription, dès sa création au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS), et de prouver son existence légale ? Le plus souvent, c'est un extrait de moins de 3 mois qui est demandé, document à acheter auprès du greffe du tribunal de commerce, alors que c'est un document obligatoire !

Depuis 2019, l'extrait Kbis peut être obtenu en ligne de façon gratuite seulement par le dirigeant de l'entreprise. Comme c'est un document public, il peut aussi être demandé par toute personne faisant une recherche sur une entreprise, en l'achetant soit en ligne sur infogreffe, soit auprès du tribunal de commerce.

Extrait K ou Kbis ?

• L'extrait K est réservé aux entreprises individuelles, c'est-à-dire aux personnes physiques. Il concerne donc, entre autres, les micro-entrepreneurs. Il est appelé L s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.

• L'extrait Kbis (ou K bis) concerne les personnes morales, c'est-à-dire à toutes les formes de sociétés commerciales. Il est appelé Lbis s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.

Attention : Les artisans doivent fournir un extrait D1 (enregistré au RM : Registre des métiers) tandis que les professions libérales communiquent leur numéro Siren (obtenu auprès de l'Urssaf).

Que contient l'extrait ?

L'extrait K ou Kbis renseigne sur l'activité de l'entreprise et regroupe toutes les mentions portées au RCS :

• Dénomination (raison) sociale, sigle, enseigne
• Numéro Siren
• Code APE (ou code NAF)
• Forme juridique (SARL, SA, GIE, SCI...)
• Montant du capital social
• Adresses du siège et du principal établissement et des éventuels établissements secondaires en Union européenne ou dans l'Espace économique européen
• Âge de la société (durée d'existence) 
• Date de sa création 
• Activité détaillée (texte)
• Nom de domaine du ou des sites internet de l'entreprise 
• Fonction, nom, prénom, date de naissance, commune de naissance, nationalité et adresse du dirigeant principal, des administrateurs et des commissaires aux comptes
• Référence des autorisations obligatoires pour les professions réglementées.

Il est aussi fait mention des décisions du tribunal de commerce en matière de procédures collectives : sauvegardes, redressements et liquidations judiciaires ; ou celles importantes de la vie de l'entreprise (perte de la moitié du capital social, réduction du capital, ...).

Comment le dirigeant récupère t'il gratuitement son extrait Kbis ?

Le dirigeant doit activer son compte personnel sur l'espace en ligne prévu à cet effet, sur le site monidenum.fr, pour se connecter et demander le Kbis numérique de son entreprise.

L'activation du compte personnel nécessite : l'adresse e-mail, le téléphone portable et la copie au format PDF de la pièce d'identité en cours de validité (recto verso).

Le processus d'activation se déroule ensuite en 5 étapes :

1. Vérification de l'adresse e-mail
2. Saisie d'un mot de passe afin de créer l'espace personnel
3. Vérification du numéro de téléphone portable
4. Vérification de la pièce d'identité téléchargée
5. Rapprochement de l'identité avec celles des dirigeants des registres légaux (RCS, RSEIRL, RSAC)

Cette validation effectuée, la liste des entreprises pour lesquelles le dirigeant peut demander un extrait Kbis est accessible, il n'y a plus qu'à choisir pour télécharger !

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Les repas d'affaires doivent avoir un caractère exceptionnel (c'est-à-dire un caractère irrégulier et limité) et comporter pour votre salarié des frais exposés en dehors de l'exercice normal de son activité, dans l'intérêt de votre entreprise.

Pour bénéficier de l'exclusion de l'assiette des contributions et cotisations, vous devez produire les pièces comptables attestant la réalité du repas d'affaires, la qualité des personnes y ayant participé et le montant de la dépense effectivement supportée par votre salarié.

Il est considéré qu'il n'y a pas abus manifeste lorsque votre salarié bénéficie d'un repas d'affaires par semaine ou cinq repas par mois.

ATTENTION : Lorsque ce quota est dépassé, les repas sont considérés comme des avantages en nature. 

LES RÈGLES DU CONTRAT DE TRAVAIL SAISONNIER

Lisons les textes : L'emploi saisonnier est caractérisé par des " tâches appelées à se répéter chaque année selon une périodicité à peu près fixe ". Et comme cette période est bornée, on recourt au CDD. La durée légale minimale du contrat saisonnier est 1 mois, la durée maximum 9 mois.

Le contrat de travail saisonnier est exempté de prime de précarité - sauf si des conventions sont mieux-disantes pour le travailleur. D'autres clauses permettent de dispenser l'employeur de cette indemnité :

• étudiant travaillant durant ses vacances
• refus par l'employé de transformer son CDD en CDI à rémunération équivalente
• faute grave ou départ initié par le salarié.

Le CDD prend une tournure régulière dès lors qu'il est assorti d'une clause de reconduction. Cette clause est facultative ou découle d'une convention ou accord collectif. Ces conventions/accords régissent aussi la période d'essai et le délai applicable pour remettre au salarié une proposition, assortie du montant d'indemnité prévu.

Ainsi, l'employeur contractualise le projet de réengager son employé l'année suivante pour un poste similaire. Même sans convention collective, les faits rendent un contrat saisonnier reconductible dès lors que le salarié a effectué au moins deux mêmes saisons dans la même entreprise. Il faut aussi que l'employeur ait un tel poste à pourvoir à la saison venue (évidemment !).

LES OBLIGATIONS DU CONTRAT SAISONNIER

Comme tout contrat à durée déterminée, le contrat saisonnier doit être écrit et comporter certaines mentions obligatoires :

• Le nom et l'adresse du salarié et de l'employeur
• Le motif du contrat
• La désignation du poste
• La date de début et si possible la date de fin de contrat (ou bien une durée minimale du contrat)
• La durée de la période d'essai (1 jour par semaine pour les contrats de moins de 6 mois et 1 mois pour les contrats de plus de 6 mois)
• La rémunération, ainsi que les primes et autres avantages
• Le nom et l'adresse de la caisse de retraite complémentaire ainsi que, le cas échéant, ceux de l'organisme de prévoyance
• L'intitulé de la convention collective
• Eventuellement la clause de reconduction

La clause de reconduction précise les conditions de renouvellement de l'emploi. Celles-ci seront notifiées avant la fin du contrat en cours. Attention : si la clause de reconduction prévoit son renouvellement automatique chaque année, le CDD devient un CDI.

LES AVANTAGES DE L'EMPLOI SAISONNIER

Les avantages pour le salarié

Le salarié, fort d'un CDD renouvelable voire d'un CDI, tire des bénéfices d'ordre social, avec un droit de priorité sur l'emploi saisonnier à pourvoir dans l'entreprise. Il cumule également l'ancienneté issue de la récurrence de ses contrats saisonniers.

La loi est même en train d'évoluer (des tests sont en cours à l'été 2021 en Corse) pour en faire des " CDI saisonniers ", sésames pour de nombreuses démarches administratives.

Les avantages pour l'employeur

L'employeur s'assure pour sa part de pouvoir capitaliser sur une main d'œuvre pré-recrutée et déjà familiarisée avec son entreprise. Et lorsque plusieurs employés sont ainsi concernés, c'est une équipe déjà opérationnelle qui est en place au moment de la haute-saison !

Une dernière remarque : si votre entreprise ne fonctionne que pendant quelques mois, par exemple de mai à septembre (une paillote, une épicerie balnéaire...), alors la personne que vous emploierez sur cette même période d'exploitation ne sera pas réputée occuper un emploi saisonnier.

À la fin de chaque contrat de travail, l'employeur doit obligatoirement transmettre une attestation employeur à Pôle emploi. Pour les employeurs de 11 salariés et plus, la transmission à Pôle emploi de l'attestation employeur se fait exclusivement par voie électronique, depuis le 1^er janvier 2012.

En parallèle, l'employeur doit remettre au salarié une version signée de cette attestation, lui permettant de faire valoir ses droits aux allocations chômage.

Depuis le 1^er juin 2021, Pôle emploi accepte uniquement les attestations employeur en cours de validité. Seuls les modèles d'attestation à jour sont acceptés.

Les attestations issues d'un ancien modèle sont rejetées afin d'éviter de recevoir d'anciens modèles d'attestations risquant de ne pas comporter toutes les informations nécessaires au calcul des droits des anciens salariés s'ils s'inscrivent comme demandeurs d'emploi.

Pour s'assurer d'utiliser un modèle d'attestation à jour, passer par la voie dématérialisée. Pour être sûr d'utiliser un modèle à jour, Pôle emploi recommande de passer :

- soit par son logiciel de paie si l'employeur est dans le périmètre de la déclaration sociale nominative (DSN ;

- soit par l'espace employeur sur pole-emploi.fr si l'employeur n'est pas dans le périmètre de la DSN.

Dans les deux cas, ces attestations dématérialisées sont transmises automatiquement à Pôle emploi.

Obligation de télétransmission de l'attestation :

- les entreprises de 11 salariés ou plus doivent transmettre ces attestations par voie dématérialisée, (il s'agit d'une obligation qui existe depuis 2012) ;

- les employeurs qui sont dans le périmètre de la DSN pour l'assurance chômage doivent transmettre ces attestations par leur logiciel de paie ;

- les employeurs de moins de 11 salariés et qui ne relèvent pas de la DSN peuvent choisir de transmettre leurs attestations en version papier. Ils peuvent également se faire envoyer une version de l'attestation à jour en contactant Pôle emploi au 3995.

Sanction. L'employeur qui ne respecte pas ses obligations en matière d'attestation employeur, s'expose à une amende prévue par le Code du travail, pouvant aller jusqu'à 1500 €.